【新人SEの掟】メモしたことは｢電子ファイル｣で整理しよう

メモしたことが活用できていない新人が多い

メモ帳を片手に「ここ教えてください」と質問に来て、教わったことを真面目にメモ帳に記すところまでは良いのですが、それが活用できていない新人が非常に多いです。

なぜ、メモしたことが活用できないか

メモしたことが活用できない原因のほとんどは

｢メモ帳のどこに書いたかを忘れてしまう｣

からです。

新人SEのうちはとくに、毎日が新しいことだらけなのでメモ帳はみるみるページが埋まっていきます。なので、ただ漠然と書きなぐるだけでは、いつか必ず｢どこに何を書いたか｣を忘れます。

「学校の授業ノート」と「お仕事のメモ帳」は全く「別物」

「学校の授業ノート」であれば、「じっくりキレイに書く時間」がありますので、後で見返しても｢どこに何がかいてあるか｣は一目瞭然でしょう。

しかし、｢お仕事のメモ帳｣は全く違います。先輩に説明されているときに、「じっくりキレイに書く時間」などありません。ほとんどの場合は「ささっと要点だけ」しか書く時間はないでしょう。

なので、何十ページも書いた頃には｢こないだのメモはどこに書いたっけ？｣という事態になってしまうのです。

頑張ってお仕事を覚えようとメモしているのに、それが活用できないのは非常にもったいないですね。

どうすれば、メモしたことを活用できる？
→メモしたことを｢電子ファイル｣にまとめれば、万事解決！

｢メモ帳に書いたのに、わざわざ電子ファイルにまとめるなんて二度手間では？｣と思うかもしれませんが、効果絶大ですので、是非実践しましょう。

主な効果は以下３つです。

①キーワードで検索できる。

②後でキレイにまとめることが出来る。

③無くさない。

①キーワードで検索できる
→どこに書いたか忘れても安心

「手書きのメモ帳」だと、「どこに何を書いたか」を探しだせるかは「書いた本人の記憶頼り｣になります。よほど記憶力がよくない限り、遥か昔に書いたメモを探し出すのはほぼ不可能でしょう。

しかし「電子ファイル」であれば、「ファイル内をキーワードで検索することが可能」ですので、｢やべ～あの時のメモどこに書いたっけ？｣とド忘れてしまっていても、簡単に「電子ファイル」の中を検索し、活用することができます。

②後から追記・編集ができる
→情報が「断片的」になるのを防げる

「手書きのメモ帳」の場合、書けるスペースが限られているので、どんなにキレイに書いてもページの限界に達すればあとから追記をすることが難しいです。

しかし、電子ファイルでしたら後からページも行も追加し放題なので、後から好きなようにまとめ直すことができます。

そうやって、仕事で学んだことを蓄積してまとめていくと、いつの日か立派な「仕事のノウハウ集」として、今後の仕事に大活躍します。 

③無くさない
→｢やべー！メモ帳無くした！｣の心配不要

手書きのメモ帳の場合、どんなに注意したって無くすときは無くします。

また、なくすことまではしなくても、「やべー家において来ちゃった！」なんてこともつきものです。

もしメモ帳に今までの仕事の全ノウハウをまとめてたとしたら、「無くした時点/家に忘れた時点」でアウトです。

しかし電子ファイルなら、半永久的にまとめたメモをパソコン上に残すことができます。どこかにバックアップを取っておくことだってできますし、｢無くす心配｣は皆無になります。

まとめ

新人のうちは毎日覚えることが盛りだくさんで大変ですよね。でも、「一度教わったこと」については、しっかり自分のノウハウとして蓄える必要があります。なので、教わったことを「メモを自在に活用できること」が、今後の成長を左右するといっても過言ではありません。

是非「メモを電子ファイルにまとめる」ことを習慣化し、立派なSEに成長していってくださいネ。